dunia tuthorial dan makalah

Pembahasan basis data sangat baik jika langsung memulai dengan suatu studi kasus tertentu. Gunanya untuk mengetahui bagaimana basis data berperan di dalamnya. Permasalahan dimulai dari suatu perusahaan yang bernama X. Perusahaan ini memiliki skema pembuatan laporan gajian seperti di bawah.

Seorang pegawai akan menuliskan laporan gajian dengan aplikasi yang ada. Data yang dibutuhkannya adalah berkas gajian dan berkas pegawai. Untuk skema pertama cukup seperti skema di atas. Kemudian beralih ke skema kedua dimana masih dalam perusahaan yang sama, yaitu perusahaan X. Skema disini bukan skema laporan penggajian namun skema laporan pelatihan perusahaan.

Gambar diatas menggambarkan skema pembuatan laporan pelatihan dengan menggunakan aplikasi pelatihan tertentu untuk mengolah data berkas pegawai dan berkas pelatihan. Di skema pertama belum muncul masalah. Kenapa? Karena skema pertama masih sederahana. Sementara ketika beranjak di skema kedua, sudah nampak permasalahan yang muncul. Apa masalahnya? Karena dalam dua skema yang berbeda menggunakan satu data yang sama, yaitu berkas pegawai. Jika kedua skema di atas diselesaikan secara parsial tentu harus dibuat dua data pegawai yang berbeda. Ini jelas tidak efisien bagi perusahaan. Lalu bagaimana seharusnya?
Seharusnya kedua skema atau barangkali lebih dari dua skema bisa mengakses data yang sama saja. Secara lebih kasar tergambar di bawah.

Gambar di atas masih sangat kasar dibandingkan permasalahan realitas yang ada di perusahaan yang ada sebenarnya. Sampai disini terlihat bagaimana peran basis data yang menyimpan data berkas gaji. Dengan basis data itu, apabila ada suatu skema lagi yang membutuhkan berkas gaji tinggal mengambil dari basis data. Jadi secara lebih halus tergambar di bawah.

Gambar di atas memperlihatkan bagaimana database diterapkan pada perusahaan X. Dengan database, pegawai cukup mengambil data itu untuk mengolahnya menjadi laporan dengan aplikasi yang berbeda-beda. DBMS singkatan dari Database Management System adalah suatu software yang langsung berhubungan dengan basis data yang tersimpan. Sampai disini cukuplah menggambarkan bagaimana basis data itu.
Sebelum membahas mengenai basis data lebih dalam, perlu diketahui definisi dari data. Data ada yang mengartikan
1.    Fakta-fakta yang dapat disimpan dan mempunyai arti tertentu.
2.    Fakta mengenai obyek, orang, dll.
Dinyatakan dengan dapat dinyatakan dengan nilai angka, deretan karakter, atau symbol.
3.    Data terdiri dari :
Elemen data : satuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna
Rekaman (Record) : gabungan sejumlah elemen data yang saling berhubungan.
Berkas (file) : kumpulan dari record-record yang bertipe sama.
4.    Contoh : data mahasiswa, dosen, dll
Menurut Ramakrisnan, pengertian basis data ialah kumpulan data-data yang secara khusus menggambarkan aktivitas satu atau lebih pengaturan yang saling terhubung. Contohnya basis data tentang universitas mengandung informasi seperti berikut:
•    Entities atau Entitas seperti mahasiswa, fakultas, kuliah, dan ruang kelas
•    Relationship, disini diartikan sebagai hubungan antar entitas. Contohnya fakultas mengajarkan kuliah atau penggunaan ruangan untuk kuliah atau juga mahasiswa-mahasiswa yang ada pada satu mata kuliah
Sementara menurut Rebecca M Riordan, secara terminologi atau bahasa, basis data hampir sejalan dengan aturan object-oriented programming atau pemrograman berbasis objek. Kata-kata basis data dapat digunakan untuk menggambarkan apapun dari suatu himpunan tunggal data, contohnya seperti daftar nomor telepon.
Mengapa Basis Data perlu diterapkan? Pembahasan sebenarnya sudah dijabarkan di awal namun ini bermanfaat memperkaya wacana yang ada. Subhan dalam artikelnya yang diterbitkan oleh ilmukomputer.com mencoba membandingkan model file base system dengan database management system (DBMS) yaitu perbandingan manajemen sistem berdasar file dan manajemen sistem berdasar basis data. Ia mencoba membandingkan antara kedua metode itu untuk memperlihatkan secara eksplisit perlunya penggunaan DBMS.

Menurut Subhan, file base system digambarkan seperti di atas. Ia menjelaskan, dari gambar tersebut  terlihat database sales hanya dapat dikenali oleh sales.Sehingga tidak dapat diakses selain sales. Di dalam database sales sendiri terdapat berbagai macam data dimana contohnya terdiri dari data BarangSewa, PemilikUtama, PenyewaBarang
Secara eksplisit Subhan menggambarkan keterbatasan file base system yaitu:
1.    Data Terbatas, artinya data seharusnya dapat berhubungan satu dengan yang lainnya tetapi dikotak-kotakan sehingga data tidak mengenal  satu dengan lainnya.
2.    Boros Data,  data yang sama diakses oleh program yang berbeda-beda sehingga membuang kapasitas daya tampung serta format file yang berbeda.
3.    Ketergantungan data, struktur file digambarkan didalam kode program. Maksudnya data tersebut bersifat kaku, ketika coding Komunitas eLearning IlmuKomputer.Com menuliskan data berjumlah ‘4’ jumlah data di filebase pun berjumlah‘4’.
4.    Format File yang mendukung terbatas, penulisan file berbeda bahasa  tidak dapat diakses 1 sama lain.
5.    Terbatasnya fungsi-fungsi, maksudnya program ditulis untuk fungsi-fungsi tertentu. Jika dibutuhkan data baru maka perlu adanya sebuah program baru juga.

Setelah Subhan menjelaskan secara eksplisit kelemahan dari sistem di atas selanjutnya ia menjelaskan tentang database atau basis data. Menurutnya dengan adanya basis data, data dapat diolah secara bersama-sama dan saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya. Selain itu penggunaan manajemen khusus akan memberikan  akses kontrol yang luas pada data tersebut.

Gambar di atas adalah gambaran Subhan tentang basis data. Terlihat di gambar untuk data yang sama memiliki akses lebih luas baik melalui sales atau contract. Tentunya dengan konsep tersebut, media penyimpanan suatu data akan jauh lebih berkurang karena tidak membutuhkan duplikasi data. Konsep dan penjelasan Subhan itu sekiranya sudah cukup untuk menjelaskan pentingnya basis data.
Dimana saja Peran Database? Kapan Database diperlukan?
Menurut Faisal Akib dalam artikelnya di teknik-informatika.com basis data memiliki peranan penting di suatu organisasi. Sehingga basis data banyak dimanfaatkan dalam sejumlah tujuan yang mendukung tujuan utama organisasi. Peranan utamanya  diantaranya:
•    Ketersediaan (availability) : basis data harus ditata dengan sehingga data selalu tersedia ketika diperlukan. Dengan adanya basis data, data dapat tersimpan pada suatu media penyimpanan sehingga dengan mudah dapat diambil kembali
•    Kecepatan dan kemudahan (speed) : basis data harus bisa menjamin bahwa data dapat diakses dengan mudah dan cepat ketika diperlukan.
•    Kelengkapan (completeness) : data yang tersimpan dalam basis data harus lengkap, dengan kata lain dapat melayani semua kebutuhan penggunanya, walaupun kata lengkap adalah relatif terhadap kebutuhan setiap orang, namun basis data perlu  menjamin kemudahan dalam menambah koleksi data dan menjamin kemudahan dalam memodifikasi struktur data seperti penambahan field-field data.
•    Keakuratan (accuracy) : data dalam file-file basis data ditata sedemikian rupa sehingga dapat menekan kesalahan-kesalahan pada saat pemasukan (data entry) atau  pada penyimpanan (datastore).
•    Keamanan (security) : sistem basis data yang baik pasti menyediakan fasilitas pengamanan data sehingga data tertentu tidak dapat diakses, dimodifikasi, diubah, atau dihapus oleh orang yang tidak diberi hak. Hak akses suatu data pun juga dibag-bagi.
•    Pemakaian bersama (data sharing) : basis data umum-nya dirancang agar dapat digunakan oleh berbagai unit kerja, dan tidak terbatas pada satu pemakai, pada satu lokasi, atau satu aplikasi saja.
•    Effisiensi penyimpanan (space/storage efficiency) : organisasi basis data dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menghindari duplikasi data (redundancy), karena duplikasi data memperbesar ruang penyimpanan seperti konsep file base system yang memboroskan ruang memori.
Melihat peran-peran dari basis data di atas, kita dapat mengamati bidang-bidang apa saja yang secara langsung terkait dengan peran itu. Secara teknis bidang-bidang fungsional organisasi yang telah umum menerapkan sistem basis data demi efisiensi, keamanan, keakuratan, dan kecepatan serta kemudahan dalam pengelolaan data, antara lain adalah:
•    Kepegawaian (personalia)
•    Pergudangan (inventaris)
•    Akuntansi (keuangan)
•    Reservasi (pemesanan tiket, kamar hotel, dsb)
•    Layanan pelanggan (customer services)
•    Penjualan (point of sale di supermarket)
•    dan sebagainya
Organisasi yang telah menerapkan basis data dan berhasil meningkatkan kinerja organisasi, antara lain:
•    Perbankan
•    Asuransi
•    Pendidikan / sekolah
•    Swalayan
•    Rumah sakit
•    Biro perjalanan
•    Industri / manufaktur
•    Telekomunikasi
•    dan lain lain
Sementara itu, kapan database diterapkan bergantung dari kebutuhan organisasi dalam pengelolaan data itu sendiri. Basis data akan dibutuhkan jika organisasi membutuhkan data yang terkonsep Ketersediaan (availability), Kecepatan dan kemudahan (speed), Kelengkapan (completeness), Keamanan (security), Keakuratan (accuracy), Pemakaian bersama (data sharing), Effisiensi penyimpanan (space/storage efficiency). Dimana penjelasan masing-masing poin telah dijelaskan dalam pargraf sebelumnya.
Siapa saja yang menggunakan basis data?
Sangat bermacam-macam orang yang berhubungan dengan database baik secara langsung atau tidak. Yang secara jelas berhubungan dengan database adalah database implementator   yaitu pembuat software DBMS (Ramakrishnan, 2007). Sementara ada juga yang disebut pengguna akhir, yaitu orang yang menyimpan dan menggunakan software DBMS untuk mengakses database. Masih menurut Ramakrishnan, biasanya database implementator bekerja pada suatu vendor semacam IBM atau Oracle.
Tetapi selain pembagian seperti Ramakrishnan di atas, dari pengguna database itu sendiri ada yang membagi database menjadi seperti di bawah.
1.    Programmer Aplikasi yaitu pemakai yang berinteraksi dengan basis data melalui Data Manipulation Language (DML), yang dibuat dengan bahasa C, Cobol dan lainnya.
2.    User Mahir yaitu pemakai yang berinteraksi dengan sistem tanpa menulis modul program. Mereka menyatakan query (untuk akses data) dengan bahasa query yang telah disediakan oleh DBMS.
3.    Naive User yaitu pemakai yang tidak berpengalaman, berinteraksi dengan sistem tanpa menulis program, tinggal menjalankan satu menu dan memilih proses yang telah ada atau telah dibuat sebelumnya oleh programmer.
4.     User khusus yaitu pemakai yang menulis aplikasi basis data non konvensional, tetapi untuk keperluan-keperluan khusus, seperti untuk aplikasi AI, sistem pakar, pengolahan citra dll.
Walau menurut berbagai sumber yang dihimpun memiliki pembagian bermacam-macam, pada dasarnya pembagian secara garis besar ada tiga. Yaitu yang langsung berhubungan dengan database, kedua, pembuat aplikasi DBMS, ketiga, pengguna aplikasi DBMS hal ini yang diungkap Arief Andy Soebroto dalam salah satu slidenya.
•    Pemakai Akhir
–    Pemakai Aplikasi (Native User)
Orang yang mengoperasikan program aplikasi dari pemrogram aplikasi
–    Pemakai Interaktif (Sophisticated User)
Pemakai yang berinteraksi secara langsung dengan DBMS
•    Pemrogram Aplikasi
–    Orang yang membuat program aplikasi yang melibatkan basis data
•    Administrator Basis Data (DBA)
–    Orang yang bertanggung jawab terhadap manajemen basis data
–    Tugas Administrator basis data
•    Mendefinisikan basis data
•    Mendefinisikan struktur dan metode akses penyimpan
•    Menentukan keamanan basis data
•    Melakukan pemeliharaan basis data secara rutin

Referensi:
Ramakrishnan.2003.Database Management System 3rd Edition.mhhe:Singapore
http://www.cuplis.net/, diakses tanggal 7 September 2010
http://www.ilmukomputer.com/, diakses tanggal 4 September 2010
http://www.teknik-informatika.com/, diakses 7 September 2010
Soebroto, Arif andi. 2008. Slide Basis Data Teknik elektro